行政院農業委員會水土保持局維護公務機密作業要點(106.08.16停止適用)
- 更新日期：
- 瀏覽人次：886
一、行政院農業委員會水土保持局（以下簡稱本局）為落實公務機密維護及資訊安全管理工作，依據國家機密保護法及其施行細則、機密檔案管理辦法、文書處理手冊、行政院及所屬各機關資訊安全管理要點、政風機構維護公務機密作業要點等規定，訂定本要點。
二、訂定公務機密維護規定：
依本局業務特性及實際需要，由政風室會同相關單位訂定公務機密維護規定，簽奉首長核定後據以切實執行，以提昇員工保密觀念，強化保密作為，確保公務機密安全。
三、公務機密維護宣導：
（一）結合本局環境狀況、業務特性及員工需要等，配合實際發生案例，以生動、活潑、柔性、寓教於樂方式，加強保密宣導，其具體作法如下：
１.編輯刊物：利用期刊、小冊、單頁宣導資料，適時分發宣導。
２.專題演講：邀請專家學者，利用集會場合，以演講、座談、專題報告方式辦理。
３.訓練講習：針對承辦、接觸機密業務人員，適時舉辦保密工作訓練或講習，以加強員工對保密認知。
４.聯歡活動：利用各種聯歡活動穿插有獎徵答活動。
（二）公務機密維護宣導之內容如下：
１.公務機密維護相關法規。
２.公務機密維護專業知識及實務作法。
３.公務機密維護工作現存缺失檢討及策進作為。
４.洩密或違反保密規定案件之處置、檢討研析及補救措施。
四、機密文書維護措施：
（一）機密文書維護：
機密文書處理如收發、登記、分發、簽辦、會稿、繕校、打字、裝訂、用印、傳遞、保管歸檔、移交、銷燬、印刷、複製等程序應採保密措施，其原則如下：
１.專責處理：使用專用封套並指定業務相關人員專責處理。
２.減少層次：儘量減少處理過程之層次或參與人員。
３.限制分發：機密資料分發限於必須獲得或知悉機密資料人員。
４.妥慎傳送：視機密等級、傳遞地區，應依由承辦人親自或密封交遞，其送請譯繕及送回時亦同。
５.安全保管：機密文書之保存與管理，應依規定妥慎辦理，非經首長或其授權之主管人員核准不得攜離辦公處所及抄送其他機關或單位。
６.徹底銷燬：廢棄之機密稿件或文書，應指派專人監督徹底銷燬。
（二）機密文書區分為「國家機密文書」及「一般公務機密文書」。「國家機密文書」區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」三級；「一般公務機密文書」列為「密」等級。
（三）各種機密文書應依國家機密保護法及其施行細則「文書處理手冊」及其他相關法規，區分機密等級。檔案管理單位每年應定期會同政風室及有關單位清查機密文件一次，檢討需否「變更機密等級」、「繼續保密」、「解密」等情形，並依規定辦理變更、解密、銷燬手續。
五、本局資訊安全管理事項應依據「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」辦理，有關電腦資訊機密維護，應輔以下列措施：
（一）有關資料之輸出入，均應建立識別碼或通行碼等管制制度，並應視需要經常更新。
﹙二﹚連線作業管制使用終端機設備與其他機關主機連線作業者，應報請權責單位核准後，給與編號列入管制，並於系統中限制其可運用之範圍。
﹙三﹚資訊檔案應建立資訊檔案管理制度，分級管理，具機密性質資料，應依規定加註機密屬性，輸出之機密性報表，亦同。
﹙四﹚個人電腦管制機密資料以硬碟或磁碟片錄製檔案者，應加設資料存取控制。
﹙五﹚儲存機密資料之磁碟片指定專人管理，每日詳實紀錄調借使用情形，定期清點數量，並應利用防潮箱﹙櫃﹚存放，平日應上鎖妥慎保管。
（六）硬體介面卡及軟體程式作業，經權責主管核可後由資訊人員實施，非經資訊人員同意，不得擅自更動介面卡及修改程式。
﹙七﹚一般事務性(附有記憶性功能)機器（例如電腦、影印機及傳真機等）維修流程如下：
１.設備使用人先行備份「硬碟機密資料」並向秘書室申請維修；無法備份時，應告知資訊人員協助。
２.由資訊人員先行初步維修及判定是否需要送修。
３.若需送修，資訊人員應確認『硬碟機密資料』無洩密之虞時，再交由秘書室進行送修手續。
４.資訊人員填寫送修紀錄。
（八）一般事務性(附有記憶性功能)機器報廢流程如下：
１.設備使用人先行備份「硬碟機密資料」並向秘書室申請辦理報廢；無法備份時，應告知資訊人員協助。
２.資訊人員應會同政風室確認該設備「硬碟機密資料」完全清除後，再交由秘書室進行報廢手續。
３.資訊人員填寫銷毀紀錄。
（九）每半年由政風室會同綜合企劃組資訊管理科辦理資訊安全稽核一次。
六、本局召開涉及機密性質之會議，應依下列規定辦理：
﹙一﹚會議議事範圍涉及機密事項者，應事先核定機密等級，並由主席或指定人員在會議開始及終結時口頭宣布。
﹙二﹚會議會場應選擇環境單純或有隔音設備處所舉行，會議召開前，承辦單位應確實檢視會場陳設與週邊，防止竊聽情事發生。
﹙三﹚對參與人員資格嚴予審查，會議資料應予編號，並由與會人員簽收，會後文件資料收回，會議機密未經許可，不得抄錄、攝影、錄音及以其他方式保存會議內容或對外傳輸現場影音。
﹙四﹚會議結束後，須派專人清理會場，對遺棄之文件或廢紙，應回收絞碎或作妥善之處理。
七、對本局需專案保密事項，政風室認為應予保密或有洩密跡象者，應協調業務主管單位以秘密方式舉行，由政風室會同訂定專案保密計畫據以執行，並針對執行情形提出檢討與具體建議，專案保密事項之範圍如下：
﹙一﹚重大營繕採購工程招標事項。
﹙二﹚維持各種甄試之公平競爭措施。
（三）人事甄審、人事考績評議之過程。
﹙四﹚重要之評選或遴選作業須保密之事項。
﹙五﹚審核水土保持計畫案須保密之事項。
（六）其他須保密之重大施政措施。
八、一般保密事項規定如下：
﹙一﹚秘書室於公餘時間僱用外人在本局修繕、佈置或處理雜物時，承辦人員應在旁監督，以防重要文件流失。
﹙二﹚各單位員工對本局任何公文書，除經特許公開者外，應遵守公務員服務法第四條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。
﹙三﹚接待來賓時，主辦單位對於簡報或說明，應事先審查，內容避免提及機密事項，以防洩密。
﹙四﹚大陸人士來局參訪，應事先將行程知會政風室，參訪地點及提供之資料應詳加審濾，避免洩密。
﹙五﹚各單位認具有政策性、重要性的新聞稿，以本局名義發布時，應簽報局長核定後由發言人對外發布。
﹙六﹚下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖，電腦應設定螢幕保護密碼或關機。
﹙七﹚辦理機密文書人員發現或判斷可能受理或保管之機密文件已洩漏、遺失時，應即報告主管會同政風室查明處理，並即採行必要之補救措施。
（八）針對本局局長、副局長之辦公室或住居所、會議室等場所，政風室得視需要經當事人同意後，規劃辦理反竊聽（錄）檢測，或依需求報請有關機關提供專案保密裝備。
九、實施保密檢查：
政風室應會同秘書室、綜合企劃組資訊管理科及相關單位實施公務機密維護定期（原則半年檢查一次）、不定期檢查。針對本局員工保密警覺性、環境及業務特性等狀況，擬訂檢查計畫，簽奉局長核可後實施，並就檢查優劣缺失及改進意見提出書面報告，移請相關單位參考改進。
十、洩密案件處理：
（一）政風室應結合各單位員工加強發掘涉嫌洩密資料，內容務求詳實完整，並設法取得有關證據，瞭解洩密管道，以利查處。
（二）發現違規洩密案件，政風室應即瞭解詳細案情，屬本局之違規洩密案件，簽報局長並陳報上級；非屬本局之違規洩密案件，即通知該管政風機構處理。
（三）屬本局之違規洩密案件涉及行政責任者，交考績會議處；涉刑事責任者，簽報局長核可，函送司法機關處理。
（四）違規洩密案件發生後，在不影響查處原則下，政風室應經局長同意後協調業務主管單位研擬必要之補救措施，使可能造成之損害減至最低程度，並個案分析洩密原因及管道，以資防範。
十一、執行公務機密維護工作成效卓著員工或單位主管，由政風室簽請局長予以獎勵；推行不力致發生洩密情事者，依有關規定處理。