108.09.19至交通部民用航空局高雄國際航空站標竿學習|農業部農村發展及水土保持署全球資訊網-檔案應用服務專區

學習過程

108年9月19日由本局鄭主任麗芬率隊至高雄國際航空站標竿學習，高雄國際航空站榮獲第17屆機關檔案管理金檔獎，其中檔案管理規劃與培訓、檔案立案編目、檔案鑑定與清理等三項獲得特優，另檔案保管與庫房設施、檔案應用、文書與檔案作業資訊化等三項為優等。洪副主任重現金檔獎實地評獎簡報，風趣幽默的述說參獎過程，如實呈現每個環節著重點，感受不到參獎過程中的艱苦心酸，彷彿得獎是胸有成竹的把握與穩健，提及最大的主力是首長的支持與整個團隊的共識與凝聚力。導覽組員帶領參觀金檔獎實地評獎的動線，展覽區、檔案應用服務處所及檔案庫房，每個步驟都很精闢的策畫、解說，如影隨行的檔案風格非常的獨特，彷彿參觀藝廊般的清新自在又不失優雅，將該機關的檔案文物藝術化，並利用ＶＲ將核心業務與檔案結合，帶領參訪者身歷其境般的享受檔案所帶來的奇妙經歷—彷彿架著時空機尋寶趣。高雄國際航空站擁有最大的優勢就是空間很大，將原本廢棄的空間善加利用得到很大評價，但經 費充足採用恆溫恆濕設備卻被糾正，所以善用資源是非常值得省思。另以飛機及跑道型式粘貼螢光指示路線很有創意，再次把核心業務與檔案聯結，所以每個小細節都能與檔案結合，只要用心就能看見，檔案的呈現也能活靈活現，端視我們怎樣妝點。

學習重點及心得

(ㄧ)檔案管理規劃與培訓

1、檔案整體規劃與績效管考︰滾動式-逐月進度管考、半年績效檢討。

2、檔案管理標竿學習與應用︰挑選異質性機關，學習不同屬性機關檔案管理作為。

(二)檔案立案編目

1、依照106 年修訂「高雄國際航空站檔案分類及保存年限區分表」，進行檔案分類。

2、採二層級著錄︰案件、案卷層級，正確、詳實及妥適著錄於檔案目錄。

3、依檔案內容關聯或同質性編案並建立簡要案名︰

(1)於年度開始前，與業務組開會討論，並請其提供下一年度之案名參考，並做成書面資料。結合分類表，在分類號下加上案次號，將案名一同編入檔案分類與保存年限區分表中，利用此分類表可更清楚看出組織業務職掌架構及檔案的區分標準，方便承辦人員將檔案歸入正確類目及檔管人員查檢。

(2)且因檔案管理人力有限，故開放公文系統檔案管理權限，並請各組室協助將檔案歸入適當類目中的適當案次，先做最新的年度，其餘年度尚待持續完善中。

(三)檔案保管與庫房設施

1、庫房設施

(1)庫房若位於 2 樓以上︰樓地板承重載力需經技師檢測合格

(2)庫房設備需定期查驗及記錄

(3)庫房加裝探測器及警報器

(4)防火門具 1 小時以上防火時效

(5)門檻加貼防塵條防水防蟲

(6)天花板上管路全線設置集水盤(實地評獎時，評審委員有往上面倒水測試，集水盤成功集水，水未下滲)

(7)FM200自動滅火系統、火警探測器、極早期火災偵煙警報

(8)庫房專區設置

(9)庫房地面螢光逃生指引利用飛機造型取代箭頭，展現不同巧思。

(10)錄影監視系統

(11)檔案庫房入口處︰地板放置黏塵墊、門檻2公分

(12)金檔獎實地評獎時，評獎委員點出，檔案庫房不需要加裝恆溫恆濕儀器， 因為置於室內，容易將循環的溼度排放在室內，反而容易使濕氣沾染檔案，造成檔案的損傷。

(13)訂定檔案庫房緊急應變計畫，定期實地演練。

(14)檔案架加裝固定繩，避免檔案架移動時檔案掉落︰永久檔案使用紅繩、定期檔案使用綠繩。

2、檔案整理保管

(1)工程圖櫃-工程圖抽出另存

(2)光碟櫃-光碟片抽出另存

(3)永久檔案依規定保存維護-棉線裝訂、封面封底加裝無酸紙。

(4)檔案尺寸過大摺疊

(5)於每卷頁首放入案卷校核單，僅提供檔管人員查詢檔案時使用，並未利用其進行案卷校對，與檔案局開放課程的校核單意義不同。(課程中表示，校核單有分為案件校核單及案卷校核單，可做為核對案件或案卷著錄系統與紙本是否相符，並校正使用。若不做校對的話，校核單是否失去其意義﹖)

(四)檔案應用

1、檔案加值與推廣

(1)檔案展覽製作文宣摺頁及業務相關的宣導品，提供宣導品予參訪學生向下紮根。

(2)運用網站推廣︰提供航站出版刊物線上下載、慶祝機場50周年發行紀念專刊並上載公開平台方便大眾閱覽

(3)設立網站檔案應用專區︰使用Google Analytics分析網站使用者瀏覽各網頁數據調整內容，統計瀏覽項目次數最高者，調整檔案展覽分頁成專頁，如增加機堡訪談及環景影像，使民眾更容易搜尋到其感興趣的內容。

(4)檔案應用推廣︰「搭乘時光機，漫遊高雄機場」檔案展覽，檔案展覽結束後，利用網路延續展覽。

2、應用服務設施國內線航廈2樓設置檔案應用閱覽室，應用服務設施包含︰申請作業要點、監視設備、消防設備、老花眼鏡、印表機、查詢電腦、填寫範例及申請書，另外還設置展示櫃展示航空站相關獲獎紀錄、展覽資訊及檔案應用相關宣導品。

(伍)檔案管理特殊績效

檔案管理創新作為︰機場環景虛擬實境。

在主任的帶領下風塵僕僕的來到高雄標竿學習 最主要的動力是高雄航空站在「立案編目」及 「檔案鑑定與清理」得到特優，這是非常難得的，也是我們最需要學習的，將聘請該站承辦至局指導，以利本局立案編目作業更紮實。