108.06.18至經濟部水利署水利規劃試驗所標竿學習|農業部農村發展及水土保持署全球資訊網-檔案應用服務專區

學習過程

108年6月18日由本局王副局長晉倫率隊至水規所標竿學習，水規所榮獲第16屆機關檔案管理金檔獎，其中檔案立案編目、檔案鑑定與清理、檔案保管與庫房設施、文書與檔案作業資訊化等四項獲得特優，另檔案管理規劃與培訓、檔案應用二項優等。本次參訪由該所金檔獎推動小組成員依任務分組導覽解說，陳所長春宏帶領參訪展覽室、檔案應用服務處所及檔案庫房並詳細說明參獎之訣竅。

學習重點及心得

(ㄧ)檔案管理規劃與培訓：

1、行政單位人力有限，全所動員一起做檔案管理並適時調整人員，以利推動金檔獎參獎作業。

2、實施檔案管理分級培訓，列出各類人員所需參加課程，請全所同仁利用e等公務園+學習平臺學習檔案管理相關線上課程獲得規定之學習時數，並於科務會議報告各科室同仁檔案管理學習進度，有效提升全所同仁檔案管理線上學習效率。

3、實地評獎委員建議：

(1)整合資源學習—標竿學習、演講(邀專家或同仁擔任講師)

(2)虛實整合—先上完數位再上實體課程，之後可用測驗、討論、回饋等方式， 讓課程達到效果。

(二)檔案立案編目：

1、利用員工餐廳為整理檔案處所，向水利署申請10名替代役整理檔案並指定業務組1名職員負責督導。

2、重要案件一事一案。

(三)檔案鑑定與清理：

1、修訂檔案分類及保存年限區分表，於 107 年送檔案管理局審核通過，並於 108 年啟用。

2、辦理日據時代水利圖移轉至檔案管理局。(加分題)

(四)檔案保管與庫房設施：

1、檔案庫房門需防火 1 小時證明，評審委員建議不要做透視窗。

2、落實消防演練、防水閘須放置於閘門旁。

3、檔案室鑰匙封裝後交一份至警衛室，若遇突發狀況可拆封使用並於事後報告。

4、檔案庫房門口放置黏塵墊，同仁進出使用，降低同仁將灰塵攜帶至庫房內機率。

5、檔案架側邊標示利用磁吸式標簽，方便替換且不傷及檔案架表面。架號及檔案類別利用螢光標示，方便停電時辨識。

6、檔案架側邊壓克力板內放置該櫃檔案之檔號，方便檔管人員索引，注意內容與標示要一致，實地評獎時評獎委員會抽驗。

7、檔案庫房地板黏貼螢光標示動線，做為緊急搶救時之參考路線。

8、檔案庫房內置兩台冷氣交互使用，兩台冷氣的風向交替，風向注意勿直吹檔案。

9、檔案庫房內牆上設置溫濕度顯示器，檔管人員可隨時注意檔案庫房溫濕度。實地評獎時，評獎委員會自備溫濕度儀器測量檔案庫房溫濕度是否符合標準。

10、所內歷年有保存價值之圖籍放於保護套內、置於大圖櫃並製作圖籍典藏冊。

11、光碟片另存，並製作電子媒體類檔案附件另存清單。

12、庫房內備有手套：拿取光碟片或圖籍前，需帶上手套再作業。

13、機密檔案櫃請勿特別標示「機密」。

14、檔案庫房內需設置消防設備，並注意使用期限。

(五)檔案應用：

1、於檔案應用服務處所書櫃放置檔案管理局出版品，如「檔案季刊」。

2、整理檔案產出之廢棄物保留，再運用，如重新製作為擺飾。

3、檔案推廣之問卷調查：後續分析更重要，實地審核時，要把分析資料置於問卷旁邊，供委員查看。

(六)檔案管理特殊績效：

1、水規所與國立公共資訊圖書館合作辦理「情規河處—臺灣水利規劃百年檔案展(大甲溪系列)」，展期100多天，動員全體同仁輪值導覽解說，達到全體參與，共有2萬多人參訪，促進合作及達到檔案應用宣傳效益。

2、水規所於所內1樓展覽室設置「案藏規寶 —水利規劃試驗檔案展」常設展覽，藉由圖籍資料及儀器文物的展示，呈現典藏內容與檔案價值。如：

(1)展出水規所於河川規劃總隊之第一份創號公文仿製品。

(2)日治時期河川調查統計圖仿製品。

(3)消波鼎塊模型展示。

(4)岩心取樣展示。

3、繪製檔案相關4格漫畫，並以所內同仁形象為解說主角。

4、復刻台灣省水利局局徽。

5、梯面繪製河川調查統計圖，標示全台水庫及攔河堰。

6、檔案文宣品導入業務相關產品，具有其獨特性吸引民眾，達到推廣效果。如消波鼎塊造型之燭臺、紙鎮。