109.09.17至交通部公路總局第三區養護工程處標竿學習|農業部農村發展及水土保持署全球資訊網-檔案應用服務專區

學習過程

109年9月17日由鄭主任麗芬率領本局金檔獎工作小組同仁及分局同仁至交通部公路總局第三區養護工程處（第17屆機關檔案管理金檔獎績優機關）進行標竿學習，實地觀摩該處各項金檔獎評獎項目作業績效、檔案庫房設施及檔案應用推展情形，汲取檔案管理經驗，提升標竿學習成效。

學習重點及心得

參訪心得

三工處與本局同為工程單位，該處善用工程經歷過程結合檔案，展現該處的核心業務，從會場布置、各個角落 都有檔案應用標語，一看便知檔案、核心業務，一種氣勢磅礡的氛圍，很難不打動人心。

綜合擬處建議

一、三工處與本局之業務皆屬工程單位，開路過程及水土保持的維護過程，所使用的儀器有異曲同工之情形，同仁前往工地現場常需上山下海，三工處對於檔案保存的態度，對於文物留存的價值，對於工程故事敘述的表達方式等，均可為本局日後辦理檔案業務之參考。

二、電子偵測溫度及濕度，並每個小時回傳至系統，若超過標準值，則會自動撥打電話到檔管人員手機，以提醒檔管人員注意，檔管人員每個月可直接從系統列印報表備查。為預防停電無法記錄溫度及濕度，亦在檔案庫房內設置機械式溫濕度計，以供檔管人員核對及記錄。

三、三工處之佐證資料脈絡清晰，翻閱其佐證資料，可簡單了解其業務職掌、檔案管理歷程，且其舉例均為同一案卷或相同性質之業務，連貫性較強，此部分本局或許可學習改進。

四、案由之語意簡潔、完整，可清楚識別每一案件之內容重點，相較本局僅將主旨去頭去尾(去掉檢送、請查照等公文用語)，可看出三工處針對案由部分調整之努力。

五、重要案件一事一案之主題性強，可直接看出當年度之重點業務，且可看見 107 年與 108 年承辦業務重點之區別性，此部分本局或許可學習改進。

六、檔案之公文及其附件有明確之劃分及連結，規劃不同存放位置；重要案件之公文及附件併同存置於專櫃中，俾利檔管人員專案之查找使用。視需求 調整檔案之存放位置，增進檔案管理之效益。

七、庫房燈光照度要合乎標準，但又怕顯得陰暗，在燈管的調節上可能要注意，進入庫房時才不至於讓人覺得眼睛不適。

八、在進入三工處檔案室前的長廊牆面設計豐富在地上設置的互動影像也很有創意，本局也有很多很有創意的動畫，未來建議也可以設置類似的互動影像。