109.10.7至國家發展委員會檔案管理局標竿學習|農業部農村發展及水土保持署全球資訊網-檔案應用服務專區

學習過程

109年10月7日由連主任秘書榮吉率綜合企劃組組長、資訊科長及檔管人員拜訪檔案局，就本局辦理檔案清理、檔案銷毀及檔案目錄彙送等相關問題請檔案局提供協助，現場檔案局長官提供許多建議，並同意本局有條件的辦理檔案銷毀，減輕本局庫房空間壓力；同時針對今年本局參加金檔獎各項未盡完善之處給與許多指導，提供本局後續參獎參考，最後實地帶領我們參訪檔案局之檔案庫房、國家檔案數位化建檔及紙質檔案修復過程。

學習重點及心得

參訪心得

一、這次的參訪由檔案局規劃此次行程，不論在專業或時間的掌控上井然有序，除了我們所提的問題外，陳副局長更是將本局檔案業務最迫切需要改進的項目詳細說明，雖只是兩次的業務交流，對本局檔案現況指出最適切的改善建議，充分展現一個堅強團隊的實力與專業。

二、在此次的談論中，確實掌握檔案管理原則不外乎由該局所編印之「機關檔案管理作業手冊」，除此，尚有檔案局各組的專業人員做機關檔案管理人員的後盾，協助解決問題及精心策劃檔案文書等相關實體課程、ｅ等公務園數位學習課程，加強檔案管理人員對文書檔案管理之專業知能，有紮實的專業，檔案管理的問題就能獲得解決。

三、座談後實地參觀國家檔案建檔、掃瞄、管理及紙質檔案修復過程，讓我們看到檔案局對國家檔案 所投注的人力、資源及專業，著實體悟檔案局是如何用心的保存政府施政紀錄及國家發展見證。

四、參訪過程，從座談會到實地參觀，深刻的感受到陪同的檔案局長官像母親帶著孩子學習般細心講解。充分的流露出對檔案業務的熱愛並及於各機關的檔案管理人員。讓我們在檔案管理的這條路上並不孤單，有檔案管理局做我們的後盾。

五、本局參加金檔獎最大的益處是得以和檔案管理局的團隊有這麼親密的接觸，讓這堅強的團隊為本局檔案做一次總體檢並提出最適切的建議。也讓我們對檔案管理局有更深一層的認識，明白檔案局對每個機關檔案管理的期許與努力。

擬處建議

一、建議本局提前完成國家檔案移轉作業，接續辦理未涉及移轉有關人事、政風、主計、秘書之檔案清理作業，以減輕檔案庫房保存空間壓力。

二、針對本次參奬檔案管理建議事項

（一）檔案管理中程計畫與年度執行計畫應相扣合，例行性之業務無須納入。

（二）本局立案編目及機密檔案項目較弱，同仁除可備有機關檔案管理作業手冊，可利用ｅ等公務園數位學習強化檔案專業管理。

（三）清查作業應落實、程序須完備，有利後續管理。

（四）庫房部分因新建物不宜裝設天花板，每個出入口都應有監視器，修護檔案請交給專業。

（五）各分局檔案應用仍是連結本局，請速修正，以利給予民眾正確訊息。

（六）文書檔案系統公文交換部分未使用加密傳輸。

（七）電子檔案儲存媒體之表單須再加強整理。

（八）建議災害復原演練可和農委會共同演練。

（九）公文系統人員權限使用報表應一致性。

（十）標竿學習應針對本局須強化項目辦理，並能落實於業務。

（十一）數位學習不宜以量取勝，依所需加強的專業學習。

（十二）對所屬考評只有分數没有考評，考評後應有獎勵及輔導機制，始能發揮考評效益。