113.06.13赴彰化縣文化局辦理檔案管理標竿學習|農業部農村發展及水土保持署全球資訊網-檔案應用服務專區

學習過程

113年6月13日由秘書室周主任玉奇率秘書室、臺中分署及南投分署相關同仁，至第20屆機關檔案管理金檔獎績優機關彰化縣文化局進行檔案管理標竿學習，該局於檔案管理規劃與培訓、檔案鑑定與清理、檔案保管與庫房設施及檔案應用4個評獎類別獲得優等。本署實地觀摩並汲取檔案管理經驗，精進本署檔案管理作業。

學習重點及心得

一、檔案庫房：
本次參訪彰化縣文化局檔案庫房設置完善，針對永久保存架位，增設優先搶救之螢光標示功能，於災害發生時，得以優先判斷搶救位置；另於移動式檔案架增設待銷毀區，以利暫時存放檔案，增加辦理檔案清理效率。
二、檔案應用：
相關刊物運用檔案元素，務必標示完整之檔案資訊，包括管有機關、檔號及案名等相關資訊；另檔案應用得以多元方式呈現(如VR等)，以貼近不同年齡層之民眾需求。
三、檔案鑑定與清理：
彰化縣文化局之檔案分類及保存年限區分表編制編製過程，依檔案局核復意見辦理修正，並以e-mail與各業務單位溝通協調，提升辦理時效。
擬處建議：
一、 彰化縣文化局永久檔案架位標示優先搶救螢光標籤，於災害發生時，優先判斷搶救位置，得以納入參考。
二、 未來本署檔案分類及保存年限區分表送審(排定114年5月)，檔案局如有修正意見，得考量年度完整性，配合檔案局修正後另訂日期實施。